X
تبلیغات
روابط عمومی

روابط عمومی
 
ارتباطات سازنده

آمار سایت



مبانی واصول عملی روابط عمومی

الف : مشخصات مدیر روابط عمومی

1-   علاقه

شرط اولیه اجرای صحیح ومطلوب طرح ها وبرنامه های هر واحد روابط عمومی با میزان بالای علاقه ودلبستگی مدیر آن رابطه مستقیم دارد . وجود انگیزه وعشق وعلاقه به هرشغل وحرفه وفن شرط نخست برای موفقیت دراجرای وظایف آن است به ویژه درکار روابط عمومی که خلاقیت وابتکاروتدوین طرح های حساس وظریف مطمع نظراست واین گونه امورحسی وفکری بدون انگیزه های قوی و علایق طبیعی وشخصی ، به طورکامل ومقبول انجام پذیرنخواهد بود.

دیده شده است که حتی عده ای ازفارغ التحصیلان رشته های دانشگاهی روابط عمومی به دلیل نابسامانی های شرایط ورود به دانشگاه از روی تصادف یا اجبار و باری به هرجهت به تحصیل دراین رشته پرداخته اند ، و از     ابتدا، تحصیل این دانش مطابق با سلیقه واستعداد و ذوق وشوق آن ها نبوده لذا درمرحله اجرایی واشتغال به این حرفه ، نتیجه کار و عمل آن ها درسازمان های روابط عمومی درخشان وقابل اعتنا نبوده است .

2-   تخصص

درکار روابط عمومی مثل امورات دیگر مسئله تخصص واجد اهمیت به سزایی است ممکن است افرادی بدون تحصیل وکسب تخصص علمی به هرحال وبه هرتقدیر بتوانند دراجرای وظایف محوله نقشی را ایفا کنند اما این امر بدیهی وقطعی است و بارها وبارها ثابت شده است که اشخاصی که صرفا برمبنای علاقه ویا توصیه ورابطه های دوستی ومقتضیات ومصلحت های مقطعی و نامریی مسولیت امری را عهده دارشده اند که اصول ومبانی وظرایف ودقایق ورمز و راز ومهارت های آن را فرا نگرفته اند ، نتیجه و بازده فعالیت های آنها هرگز رضایت بخش نبوده است و بالاخص درکارروابط عمومی که آموختن علوم ومهارت های مربوط به آن واقعا ضرورت تام دارد مسئله صورت روشن تری می یابد ،کوتاهی وسرسری گرفتن این ضرورت گاه نتیجه کاررا از رکود وخاموشی و بی رمقی عبورمی دهد ودرجهت عکس هدف یعنی بی زاری ونفرت وسوءظن وخشم مخاطبین ومرابطین قرارمی دهد.

دنیای امروز دنیای تخصص است ، وقتی که سر وکارداشتن با یکدستگاه ساده مکانیکی یا الکترونیکی ، آموزش، دوره ، استاد ،کلاس ، درس ، برنامه وابزار را طلب می کند سروکارداشتن با هوش وادراک و احساس و نیازهای روانی یک گروه و جمعیت و ملت چه وضعیتی خواهد داشت و چه چیزی باید  دستمایه کارگزارباشد؟

آیا به جز این است که تخصص ومهارت های علمی است که می تواند اهداف والای روابط عمومی را تحقق بخشد؟

3-   تجربه

این عنوان نیز امری بدیهی وبی نیاز ازتوضیحات مفصل است .تجربه عملی درهرکار و پیشه وحرفه ای ، پشتوانه صحت اقدامات اجرایی است .از هر هنرمند و نویسنده و صاحب فنی که پرسیده می شودآیا نمونه های اولیه کار خود رامی پسندد یا خیر؟

تقریبا همگی پاسخ می دهند که آثار ابتدایی آنها ناپخته و دارای نقص وعیب است .درمقایسه ی بنایی که یک معمار متخصص اما تازه کار وکم تجربه ساخته است با ساختمانی که همین معمار20 سال بعد احداث کرده تفاوت چشمگیری مشاهده می شود.درآگهی های استخدامی اکثرشرط چند سال تجربه کاری قید می گردد اگر چه این موضوع خوشایند جوانانی که تازه فارغ التحصیل شده اند نیست اما واقعیت این است که برای صاحبان سرمایه وابزار و مدیران این موسسات انجام این تسامح که کاری را به متخصص بی تجربه بسپارند دشواراست و اینکه برای کسب اطمینان ازنتیجه مثبت و مفید امور ،تجربه عملی ضرورت دارد خود ازتجربه ها حاصل شده است !

حساسیت واهمیت کار روابط عمومی به حدی است که حقا رعایت این اصل درمورد دست اندرکاران این شغل اجتناب ناپذیراست .

انتظاروتوقع مناسبی است که دربرنامه های درسی دانشجویان روابط عمومی درمجموعه آموزش عالی ،واحد های کارعملی جدی بیشتری گنجانیده شود و هم چنین یادآوری این نکته نیز بی فاید ه نخواهد بودکه به جاست مدیران وکارکنان شاغل در دفاتر روابط عمومی کشور درکسب تجربیات عملی دانش پژوهان همکاری لازم معمول نمایند و از مشکلات و موفقیت ها وکم وکیف گردش کاردفاتر خود آن ها را آگاه ساخته ودراین راه از بذل مساعدت دریغ ننمایند.

4-   شناخت موسسه ومخاطبین

این اصل نیز ازویژگی های مهم مسئول روابط عمومی است .در بدو امر شاید این طوربه نظر می رسد که وظیفه اصلی هریک ازمسئولین قسمت های یک موسسه فقط شناخت وتسلط کامل برمحدوده مسئولیت خویش است وآشنایی با وظایف وعملکرد سایر ادارات تابعه موسسه شرط لازم نیست وتنها ممکن است درپاره ای ازموارد آگاهی ازکلیاتی ضرورت پیدا کند اما در فعالیت های روابط عمومی مطلقا چنین نیست مسئول روابط عمومی ناگزیر باید کل موسسه را بشناسد مگر نه این است که اومتصدی انتشار اخبارواطلاعات مجموعه ذیربط است ؟

پس چگونه ممکن است باعدم شناخت وظایف وکارکرد موسسه بتواند این مهم را به انجام برساند واساسا" تصور این واقعه که فردی بدون شناخت حیطه کاری خویش مخبر وپیام رسان آن باشد مضحک وباطل است .

با اطمینان می توان گفت که مسئول روابط عمومی هم طراز با مقام اول تشکیلات باید ازشرح وظایف واهداف وکارکرد کلیه قسمت های مربوط آگاه باشد وحتی ایجاب می کند که درجزئیات اموراطلاعات بیشتری داشته باشد.

پرسیدن وکسب اطلاع ازحقوق مسلم مردم است وپاسخ دادن ازمسئولیت های متصدیان روابط عمومی است بنابراین برای این متصدیان جهت ایفای این نقش وانجام این مسئولیت قبل ازآنکه چگونگی طرح پاسخ ها ونحوه انتشاراطلاعات مطرح باشد آگاهیها وشناخت قبلی خود آن ها ازمسائل مربوط شرط لازم است .هم چنین گیرندگان پیام یعنی مراجعین وافراد وگروه هایی که به هرنحوبا موسسه سروکاردارند وبه طورکلی مخاطبین بایدمورد شناسایی واحد روابط عمومی باشند.

امیال وخواسته ها وانتظارات ومسائل آن ها نمی تواند برای مسئول روابط عمومی بیگانه وغریبه باشد توجه به همین نکات است که اهمیت وسنگینی و دشواری کاردرروابط را نشان میدهد شاید افراد ساده لوح وآسان بین تصورکنند تهیه چند پوستروتابلو واطلاعیه می تواند مجموعه کارروابط عمومی را تشکیل دهد غافل ازاینکه حتی طرح وتهیه یک تابلو واعلان که ظاهرا آسانترین امورجاری است چه قدرمشکل ومهم است .

مدیری با بضاعت علمی روانشناسی ،جامعه شناسی ، مردم شناسی وفنون مدیریت وبا وسعت نظر ودقت ملاحظه و شناخت ظرایف و دقائق حوزه ماموریت خویش می تواند ازعهده طرح یک تابلو خبری-تبلیغی برآید وگرنه سهل انگاری واهمیت ندادن به همین امور به ظاهر ساده وآسان اهداف بزرگ واصلی راگم و محو می کند و نه تنها اقناع وترغیبی به وجود نمی آورد بلکه کدورت و بی میلی وسوءتفاهم راباعث خواهد شد.

لذا تاکید می گردد که طرح های روابط عمومی باید برزیربنای شناخت همه جانبه مسائل موسسه ومخاطبین ذیربط استوار باشد.

ب: محتویات فعالیت ها

1-   ابلاغ اطلاعت

فلسفه وجودی روابط عمومی ،انتشاروابلاغ اطلاعات واخباراست.دردنیای پررقابت وپرتکاپوهرتشکیلاتی حق دارد که خود را بنمایاند وبرای برانگیختن حس احترام وپذیرش وتحسین جامعه ومرتبطین ، اهداف وعملکرد وتلاش های خود را گزارش کند .درحقیقت وجود روابط عمومی پاسخ به این نیاز است بنابراین در وهله نخست قبل ازاینکه چگونگی وشکل ومحتوای اطلاع رسانی مطرح باشد بایداین اصل که مجموعه کار در روابط عمومی انتشار و اعلان اطلاعات واخباراست همواره مدنظرباشد.

خاموشی وکم رنگی وسکوت وگنگی در این مقوله جایگاهی ندارد پل ارتباطی بین موسسه و طرف های ذیر بط باید همواره پابرجا و برقرار باشد.تشکیلاتی که براثر غرور ویا احساس کاذب عدم نیاز به مقبولیت ازطرف مردم رویکردشان به خودمحوری وبی اعتنایی به ارتباطات انسانی است ویا به دلیل دراختیارنداشتن مامورین مجرب روابط عمومی دچار ضعف انتشارات وارتباطات مردمی هستند بی شک دراهدافشان توفیق کامل به دست نمی آورند واگر درمقابل وجوارخود با رقبایی نیزمواجه وهمسایه باشند قطعا درعرصه حضوروعرض وجود سرانجامی جز شکست وعقب ماندگی نخواهند داشت .

به هرحال یاواحدی به نام روابط عمومی وجود ندارد که موضوع منتفی است واگر حضورش را اعلام نمود باید با ابزارکارلازم و به وسیله رسانه های گوناگون ومتناسب با انتشاراطلاعات مربوط ارتباط بی وقفه با کارکنان وسایر مرتبطین موسسه برقرارنماید درغیر این صورت نامش می مسمی وکارش عبث و نقض غرض است .

با کاروتلاش بی وقفه در امر ابلاغ واطلاع است که چرخ روابط عمومی زنگ نمی زند وازوضع موجود به سوی وضع مطلوب درحرکت خواهد بود.

2-   اعلان حقایق

جان مایه کارروابط عمومی «حقیقت»است .دروغ و یا ریا و تزویر و دوز وکلک وفریب ابدا واصلا درفعالیت های روابط عمومی جا ومقامی ندارد.روابط عمومی واخلاق راباید دریک وجه ملاحظه کرد.

ازابتدای تاسیس وسپس ترویج وتوسعه روابط عمومی درجهان ،درهمه کتاب ها ونشریات مربوط وتعالیم این رشته علمی دردانشگاه ها این صفت  «بیان حقیقت» محور و مشخصه وسرمایه کار روابط عمومی ها معرفی شده است .چنین است که مسئولین این حرفه باید مبادی به آداب اخلاقی و فضایل انسانی باشند وچنین است که دفترروابط عمومی می تواند طرف اعتماد و مامن و ملجاء مراجعین باشد و از همین جاست که  قدر و منزلت والایی برای این شغل شریف متصوراست .

اگر دنیا از دروغ و نفاق و ریا گیج وخسته است ، اگر بسیاری از رسانه های گروهی جهانی درحق مخاطبین خود جفا می کنند و درهمه وقت بازگوکننده حقایق نیستند روابط عمومی ها پیوسته باید منادی راستی وحقیقت باشند .این سرنوشت از اول به نام آن رقم خورده است .باردیگر تعریف روابط را از مدنظر، می گذرانیم:

« ابلاغ اطلاعات واقعی موسسه به مخاطبین ذیربط وکسب نظریات آن ها به منظورایجاد حسن تفاهم »می بینیم که انتشاراطلاعات بدون هرگونه قید وبندوشرط وشروط واقعی باشد و هم چنین پیداست که کسب نظریات گروه های مقابل نیز باید صمیمانه وصادقانه صورت بگیرد و بدون کم وکاست و اضافات و ملحقات به طرف اول یعنی مسئولین موسسه ذیربط ابلاغ گردد.

بنابه تعریف یاد شده اگر دفتری به نام روابط عمومی که درتشکیلاتی مستقراست ازانتشاراطلاعات واخبار جاری خودداری کند و یا مطالب نادرست منتشرکند و یا درکسب نظریات واقعی طرف دوم یعنی مخاطبین مربوط و انعکاس به طرف اول کوتاهی واخلال کند فعالیت روابط عمومی انجام نداده است و باید نام دیگری به آن اطلاق نمود.

و باز یادآور جمله مشهور وکلاسیک «آینه تمام نما»که لقب به حقی برای روابط عمومی است می شویم که نشانگر ذات و جوهره حقیقت بین وحقیقت گوی آن است.

درتاریخ ارتباطات اجتماعی ،تبلیغات راست یا دروغ وجود دارد اما روابط عمومی یکی بیش نیست وآن فعالیتی است که سراسرمشحون ازراستی وحقیقت است .

ایجاد حسن تفاهم تنها ازطریق اعلام نقاط قوت و مزیت یک مجموعه حاصل نمی شود اعتراف به نقائص واقراربه اشتباه نیز از اهرم ها وعوامل موثر و لازم در برقراری ارتباط سالم وجلب اعتماد وحسن تفاهم است .

دراینجا این سئوال به ذهن می آید که چرا وضعیت موجود روابط عمومی ها دربسیاری ازجاها خلاف مسئولیت اصلی و رسالت واقعی آن ها رخ می نماید پاسخ این است که اولا بسیاری ازمدیریت ها ی نهادها وسازمان ها وادارات دیگر که دارای وظایف واهداف مشخصی هستند نیز بنا به دلایل مختلف عملکردشان با اهدافشان مطابقت ندارد و این نقیصه مختص روابط عمومی ها نیست ثانیا نمونه های نسبتا خوب این حرفه خوشبختانه نایاب نیست ودرگوشه وکنارتاکنون مشاهده  شده است .ثالثا روابط عمومی ها درشرایط متعددی ممکن است دچار ضایعه فوق الذکر بشوند ازجمله عدم شناخت کامل اهداف این تخصص ازطرف خود متصدیان روابط عمومی ها ویا صاحبان و مدیران موسسات ، احساس وجود تضاد منافع ومصالح موسسه درانتشاراطلاعات واقعی ، محافظه کاری بیجا وعدم جسارت لازم بعضی ازمدیران این فن ، جو فشار وخفقان عمومی سیاسی ، اجتماعی درکلیت یک جامعه به طوریکه آیینه بودن و ابراز حقایق دریک واحد ازکل واحد های اداری خاموش وبسته ، به طنز و وصله ناجوربودن بیشترشباهت خواهد داشت و نیز سایر عوامل وشرایط ریز ودرشت دیگر که مانع و مخل تحقق اهداف مقدس روابط عمومی ها می شوند.

« البته تذکر این نکته ضروری است که هیچ فردوگروهی نمی تواند متوقع باشد که بعضی ازاسرارورموزات حساس سیاسی ونظامی وصنعتی وغیره تحت عنوان آزادی اطلاعات وانجام وظیفه پخش ومنتشرشود که مالا عواقب ناگواری رابه بارآورد اما سخن این است که بسیاری ازنگفتن ها ،کم گفتن ها ناشی ازعادات سوء اجتماعی واشتباه درمحاسبه است که دامنگیر افراد وسازمان های زیادی می شودواعمال این گونه روش ها ومنشها است که مانع ایجاد ارتباطات سالم وبهینه می گردد.این غلط اندیشی ها وبی توجهی ها بیشتردرکشورهای جهان سوم رایج است ومتاسفانه درجامعه مانیز به دلیل رسوبات ذهنی استبدادهزاران ساله ی سیاسی،فرهنگی نشانه های محافظه کاری،پنهان کاری،خود سانسوری،چاپلوسی ،اهمیت ندادن به دیگران ،غرور وتعصب بیجا ،خود محوری وخود شیفتگی وسایر عادات مشابه وحتی درمحیط خانواده ها وروابط خویشاوندی وهمسایگی ومحلی واداری کم نیست وتغییر این گونه احوال مستلزم دگرگونی دربرنامه های کلی فرهنگی وارشادی است اما درحوزه موضوع مورد بحث ما به نظرمی رسد که مدیران توانا ودانای روابط  عمومی ها باید با درایت وهوشمندی درتوجیه وتوضیح وتفهیم این اصل که راز موفقیت درصراحت وراستی است وبارکج به منزل نمی رسد فضای کاری خود را برای انجام اهداف حقیقی وارزشمند این حرفه حتی المقدورمساعد سازند.

به هرحال بایدهمواره به یاد داشت که رکن اصیل وغیر قابل تفکیک دراهداف روابط عمومی ایده آل ومطلوب همانا ابراز حقیقت است . 

3-   رسائی وروانی پیام ها

«مغلق گویی وتعقید گرایی ومطول نویسی کارساده ایست .کمی سواد کلاسیک داشتن وآشنایی مختصری با متون سنگین ودانستن بعضی ازشیوه های آمارنویسی ونمودارکشی وبسنده کردن به این تمهیدات سطحی وجاری وخشک ،کافی است تا بدترین نمونه های انتشاراتی عرضه شود وهرگونه تلاش ارتباطی راخنثی سازد.اما اگر منظورایجاد ارتباط منطقی وهموار ا ست که چنین است باید ذوق سلیم ومهارت وتجربه قابل ملاحظه ای به کارگرفته شود تا نتایج کارعبث وملال آورنباشد.»متاسفانه نمونه های اطلاعیه ها ، پوسترها وآگهی ها وگزارشهای صادره وچاپ شده درمطبوعات وپخش شده دررادیووتلویزیون که خصوصیات بد یاده شده راداشته اند فراوان است .خوب است به یاد داشته باشیم که سادگی وروانی وایجازپیام هرگزازقدرومنزلت آن نمی کاهد بلکه پختگی وورزیدگی ارائه کننده رامی رساند. گزارش های طولانی مملو ازاصطلاحات فنی وناآشنا وآماروارقام ریاضی بیشتربه مقالات علمی درسمینارهای تخصصی می ماند تا پیام های روابط عمومی .

توصیه می شود که همواره به عبارت مشهور «خیرالکلام ماقل ودل» وروانی مطالب منتشره توجه کافی مبذول گرددتاپیام ها رساومفهوم وجاذب باشد.

4-   انتخاب اصلح

برای انجام وظایف وتدوین وتنظیم طرح های روابط عمومی شیوه های مختلف فراراه مجریان قراردارد ولی باید عوامل وجوانب متعددی را مرعی داشت وتدابیری اندیشید واحسن سلایقی رابه کارگرفت تاطریق مناسب ودرخور موضوعات مطروحه راکشف ومورد استفاده قرارداد.

برای تهیه پیامی ممکن است ازپلاکارد،پوسترعکس وفیلم ، نامه ، اطلاعیه وسخنرانی وبرای پخش ، نشروصدورآن ازروزنامه ، مجله ، رادیو ، تلویزیون ، سینما ، جایگاه های مخصوص نصب آگهی درمعابر و مجتمع ها وجمعیت ها وغیره استفاده کرد.چیزی که دراین میان حائز اهمیت است انتخاب نوع پیام ووسیله مناسب انتشاراست .

سهل انگاری وکج سلیقگی درتهیه کیفیت متن پیام ونوع وسیله نشرپیام،گاه بی اعتنایی وگاه سوءتفاهم وتمسخرمخاطبان رافراهم می کند نحوه ی ارائه ی پیام نیزباید با ظرافت وهوشیاری انجام بگیرد.زمان ومکان عرضه ونشرپیام نیز باید متناسب وسنجیده باشد وگرنه تاثیر مطلوب درافکارعمومی نخواهد داشت .

به هرحال انتخاب اصلح درتهیه کیفیت متن پیام ونوع وسیله نشروزمان ومکان ازاصول مهم اجرایی روابط عمومی است .

برای روشن ترشدن توضیحات فوق ازیک نمونه خوب وموفق طرح اجرایی درروابط عمومی یادمی کنیم .می دانیم که یکی ازمشکلات تهران محدودیت منابع آب آشامیدنی همراه با افزایش دائمی جمعیت است .درراستای تامین آب وتوسعه وترمیم شبکه لوله کشی وسدسازی وغیره ازطرف وزارتخانه وسازمان مسئول درطول سالهای متمادی اقداماتی انجام گرفته و می شود اما مصرف زیاد آب به عنوان یک معضل رو به تزاید همواره موجب نگرانی بوده است هم چنین می دانیم که ازسال ها پیش پیام های توصیه ای مانند «درمصرف آب صرفه جویی کنید.»مکررا برای تشویق اهالی به مصرف کمترآب از رسانه های گروهی انتشارمی یافت اما دریافت این پیام تکراری به صورت عادت درآمده وچندان توجهی به آن نمی شد وبه همین جهت طبق آمار موجود ازابتدای تاسیس تشکیلات لوله کشی آب مصرف این مایه حیاتی درتهران دائما روبه افزایش بوده است .

درنیمه ی دوم سال 1369 دست اندرکاران سازمان آب را برآن داشت تابرای کاهش مصرف آب درتهران اقداماتی آگاهی بخش وهشداردهنده انجام دهند وتبلیغاتی وسیعتر و مناسبترازآن چه که به عمل آمده بودمعمول دارند لذا طرح هایی را تهیه و به اجزاگذاشتندازجمله تهیه فیلمی کوتاه اما صمیمی وصریح و مستند از سدامیرکبیر(کرج) واطراف آن.

دراین فیلم نشان داده می شد که سطح آب پشت سد ، به وضوح پایین رفته است ، رسوبات خشکیده درسطح دیواره های دریاچه کاهش مقدارآب را به خوبی نمایش می داد، تا جائیکه به محض تماشای این صحنه هربیننده را متاثر و اندوهناک می ساخت. درکناردریاچه یکی ازمسئولین درمصاحبه با گزارشگربه طوراجمال ارقام واعدادی را در زمینه مقدارآب ذخیره شده پشت سد طی سال های گذشته وافت آن درزمان مصاحبه بیان کرد و مقدارقلیل نزولات جوی آن سال رابرشمرد وهم چنین یادآوری نمود که علی رغم کاهش مقدارآب درمنابع اطراف تهران مصرف آب زیادترشده است (باذکرارقام مربوط) ودرپایان منصفانه نتیجه گرفت که دراین وضعیت اگر مصرف آب کاهش نیابد راهی جز قطع متناوب جریان آب درلوله های مشترکین متصورنیست .

پخش این فیلم درآن زمان مناسب ازشبکه تلویزیون وهم چنین تهیه وپخش چند برنامه توضیحی وارشادی دیگردراین زمینه دربرنامه های گروه دانش واقتصاد تلویزیون وانجام مصاحبه هایی درادیو و مطبوعات وهم چنین یادآوری این نکته درلابه لای مصاحبه ها که چنان چه سازمان مربوط ناگزیربه قطع جریان آب شود لوله ها که  اکثرا قدیمی و فرسوده هستند درجریان قطع و وصل مکرر آسیب خواهند دید،توجه برانگیز واثربخش شدواهالی مختلف تهران را منطقا قانع نمودکه باید درمصرف آب صرفه جویی کنند.

درتحقیقات به عمل آمده معلوم گردید بعد ازچهل سال که مصرف آب درتهران دائما رو به تزاید بوده درنیمه دوم سال 1369 ونیمه اول1370 این مصرف برای اولین بار با احتساب روند افزایش جمعیت  ده درصد کاهش داشته است که رقم جالبی درایجاد تعادل وضعیت آبرسانی بود.

حسن سلیقه درتهیه نوع طرح ها وگزارشات وبه کارگیری صحیح رسانه های گروهی وشناختن زمان ومکان مناسب وبه طورخلاصه انتخاب شیوه های اصلح نتیجه مثبت ودلخواه رادر پی خواهد داشت .

ج:سازمان روابط عمومی

تشکیلات روابط عمومی درموسسات مختلف ایران متفاوت است وحتی نام آن نیز درهمه جا یکسان نیست .

به این عنوان ها توجه فرمایید :

اداره کل روابط عمومی  ، دفترکل روابط عمومی  ،   اداره کل روابط عمومی وانتشارات   ،   اداره روابط عمومی وبین الملل ، اداره روابط عمومی وتبلیغات ، واحد روابط عمومی وارتباط بارسانه ها و اسامی کم وبیش مشابه دیگرکه درسازمان های مختلف اداری به چشم می خورد .

با ملاحظهء  نمونه های فوق می توان اشکال وایراد چندی ر ابرشمرد از جمله اینکه روابط بین الملل باروابط عمومی تناسبی ندارد چون روابط بین الملل یک موسسه اعم ازمسایل و موارد متعددی است که درچهارچوب وظایف روابط عمومی نمی گنجد اما اگر منظوراین است که واحد روابط عمومی دردامنه وحوزه بین الملل نیز فعالیتی داشته باشد که امری بدیهی است واطلاق «عمومی» بر «روابط» گویای این مفهوم هست چه گستره فعالیت روابط عمومی منحصرا درداخل یا خارج ازکشورباشد.

به هرحال واحد روابط عمومی باید وظایف خاص خودش راانجام دهد و نیازی نیست که محدوده کارش به عنوانش اضافه شود که توضیح واضح خواهد بود.

اضافه نمودن واژه تبلیغات نیز ایراد اشاره شده را به طریق دیگر دربردارد چون تبلیغات البته دروجه سالم آن بخشی از روابط عمومی است واضافه نمودن بخشی ازوظایف یک واحد به نام کلی آن زیبنده نیست بدیهی است که تبلیغات وانواع آن  ، می تواند با مقاصد خاص خود به صورت بنگاه ها وموسسات مستقلی باشد یا چون رگ های مرئی ونامرئی درسراسر پیکر یک جامعه ونظام جریان داشته باشد که به هرحال دراطلاق عام خود داخل دروظایف روابط عمومی نیست . درمورد الحاق  «ارتباط با رسانه ها»  دیگر کاملا واضح است که این وظیفه جزء اندام اصلی کارروابط عمومی است و اضافه نمودن آن موردی ندارد مثل اینکه بگوییم حسن با چشمش یا بابک با پایش دراینجا حضوردارد!

به هرحال عنوان صحیح منطبق با وظایف اصلی روابط عمومی همان  «روابط عمومی »  است بدون اضافات وملحقات دیگر.

البته کوچک وبزرگی وکم وکیف تشکیلات اداری ایجاب می کند که درسلسله مراتب سازمانی ، روابط عمومی برحسب مورد درپوشش اداره ، اداره کل ،  دفترکل ، دفترواحد  و غیره قراربگیرد که این درجه بندی وطبقه بندی مسئله مهمی در روند امور جاری آن ایجاد نمی کند.

درمورد جایگاه سازمان روابط عمومی در کل تشکیلات موسسه از نظرگاه دیگری نیز مسائلی مورد بحث بوده است. ازجمله اینکه این واحد باید زیر نظر مستقیم ودر جنب وجوار مدیر موسسه قراربگیرد یا درزمره زیرمجموعه های حوزه ء  معاونت وامثالهم...

چون نحوه وگردش وحجم کارموسسات یکسان نیست لذا نمی توان الگوی ثابت  و واحدی را قاطعانه پیشنهاد کرد اما به طورکلی اگر ملاحظات عرفی ومالی وغیره اجازه بدهد بهتر است که واحد روابط عمومی درمجموعه سازمان یک موسسه زیرنظر مستقیم مدیرآن باشد تابتواند با ا ستقلال بیشتر و اشراف بهتر برعملکردها و رویدها ایفاگر مسئولیت هایی باشدکه به عهده دارد.دراین صورت مسئول روابط عمومی به راحتی می تواند رابط بین  مدیر موسسه وکارکنان وازطرفی و مجموعه موسسه با عامه مردم ازطرف دیگربوده و با اتکا به شناخت وسیع خود ازکارکنان و عملکردها مشاور بی غرض و صمیمی برای مدیر موسسه نیز باشد.

 ازجمله مواردی که همواره مورد تردید بوده است جایگاه کتابخانه درکل تشکیلات موسسه است که آیا باید جزء ابواب جمعی و زیرمجموعه دفترروابط عمومی باشد یا خیر؟ چون کتابخانه مرکز مهمی ازتمرکز آگاهی ها واطلاعات است لذا به نظرمی رسد که با توجه به مشابهت آن با جنبه ء اطلاعاتی روابط عمومی باید تحت نظر این واحد قراربگیرد اما راه حل مناسب این است که حجم وگستردگی تشکیلات موسسه درنظر گرفته شود.

کتابخانه موسسه کوچک وجمع وجورکه اهم موجودی آن را چند قلم کتاب وجزوه وبروشورمربوط به همان موسسه تشکیل می دهد قطعا باید درحیطه ی نظارت دفترروابط عمومی باشد اما دربعضی از سازمان های بزرگ مملکتی که کتابخانه آن خود ازهزاران کتاب درموضوع های مختلف تشکیل شده است وبه تعبیری مرکز اسناد تاریخی ومیراث فرهنگی ،علمی ،اجتماعی وغیره است قاعدتا  باید زیرنظر ادارات مطالعاتی و تحقیقاتی و برنامه ریزی آن سازمان ها مستقر باشد .

مورد دیگری که ظاهرا اهمیتی رانشان نمی دهد ولی واقعا واجد ارزش بسیاری درچگونگی روند امورموسسه دارد فعالیت دکه یا میز یا کیوسک «اطلاعات» در محل ورودی موسسه است .اولین برخورد مراجعین به هرموسسه با مامورین اطلاعات ورودی است  اگر هرقدرفعالیت ها وتلاش ها درداخل موسسه مردمی ، دلسوزانه ،عاقلانه ،منطقی واحترام آمیز باشد اما  برخورد نامناسب ،خشک وگاه بی احترامی و بی اعتنایی مامورین ورودی ساختمان می تواند همه ء آن ارزش ها را خنثی سازد ، بسیاری ازمراجعین قسمت های مختلف یا مسئولین ادارات ومحل استقرارآنها یا کارکنان را نمی شناسند و یا برای انجام کارخویش نمی دادند به کجا باید مراجعه کنند وبالاخره سوالات فراوانی پیش می آید که باید درهمان محل ورودی به آن ها پاسخ داده شود و راهنمایی شوند که خوشرویی وحوصله واطلاعات دقیق و رفتار مودبانه مامورین راهنمای اطلاعات و ورودی ساختمان موسسه می تواند موجبات امتنان و رضایت آن ها را فراهم کند ، بنابراین واحد های راهنمایی واطلاعات ورودی باید تحت نظر و ارشاد وآموزش دفتر روابط عمومی بوده ویکی از بخش های سازمان آن باشد .

د:اموراجرایی

1-   ارتباط با رسانه های جمعی  

گسترش وسائل ارتباط جمعی کار را برای روابط عمومی ها آسان نموده است همین ابزار است که داده ها و دریافت های لازم را برای آن ها فراهم می کند.استفادهء بهینه و مناسب ازاین تسهیلات در گرواعمال مدیریت صحیح مسئول روابط عمومی است. روابط عمومی ها ورسانه ها درارتباط تنگاتنگ ومستمر قراردارند ،اگر حب و بغض و مصالح خاصی در کار نباشد می توان با اطمینان خاطر نشان کرد که یکی از معیارهای اصلی ومعتبر برای ارزیابی کارکرد روابط عمومی ها نظرات رسانه های جمعی به ویژه مطبوعات وخبرگزاری ها درباره ی آن هاست .

روابط عمومی ها می باید بیش و پیش از همه به اهمیت رسالت خطیر ووالای رسانه ها واقف باشند ودرایجاد حسن رابطه با آنها هرگز دریغ نورزند .

البته منظورازایجاد رابطه حسنه با رسانه ها شکل توهین آمیز باج دهی یا تملق گویی به آن هانیست بلکه اعلام این نظریه صحیح وروشن است که روابط عمومی ها حتما وقطعا باید روابطی احترام آمیز وسالم با مطبوعات به ویژه رسانه ها داشته باشند .

اگر ارتباط نزدیک یکی ازرسانه های جمعی یعنی مطبوعات وروابط عمومی ها را در نظر بگیریم می بینیم که رابطه آن ها لازم وملزوم یکدیگر است مطبوعات به دنبال کسب خبر وگزارش هستند و یکی ازمنابع مهم آن ها روابط عمومی هاست که باید تسهیلات لازم را درحوزه فعالیت خویش برای انجام منظورآن ها فراهم کنند . متقابلا روابط عمومی ها برای اعلان وانتشاراخبار وگزارشات مربوط به مطبوعات نیاز مبرم دارند و همین نیاز طرفین اقتضا می کند که وضعیتی دوستانه ومنطقی داشته باشند . درکشورما متاسفانه مطبوعات دربسیاری ازموارد ازروابط عمومی ها گله مند و ناراضی هستند وآن ها رابه عنوان راویان صمیمی و معتمد نمی شناسند واغلب نیز حق با آن هاست واین نیز حقیقت تلخ وگزنده است که جا دارد با اتخاذ شیوه های مناسب ووبرخوردهای گرم ورفع محدودیت های بی جا ازطرف روابط عمومی ها وضعیت نامطلوب موجود تغییر کند .

هنگامی که خبرنگاری برای کسب خبر و تهیه گزارش با روابط عمومی موسسه ای تماس می گیرد کاری مطابق با قانون وعرف وخصلت حرفه ای خویش انجام داده است و نه عملی ناصواب وغیرمعمول و ناپسند و وظیفه روابط عمومی یاری دادن ومعاضدت با اوست .

رفتارهای سرد وغرورآمیز و دربستن و راه ندادن ومعطل کردن و نه گفتن ها وکم گفتن ها وبد گفتن ها ومنحرف کردن ها وغیره موجبات دلزدگی ویاس وبی رغبتی او را فراهم می کند واین نتیجه دقیقا نقض غرض موجودیت روابط عمومی است ومتقابلا وقتی که روابط عمومی فرضی یاد شده درصدد انعکاس ودرج گزارشات ومصاحبه ها و خبرهای خود درمطبوعات بر می آید باواکنش منفی آن ها مواجه می شود مطبوعات گزارشات واصله راچاپ نمی کنند یا با طفره رفتن و بهانه جویی درانتشارآن تاخیرمی نمایند و یا به صورت ناقص و در جایی نامناسب نسبت به درج آن اقدام می کنند.

علیهذا تاکید می گردد که مسئولین و کارکنان دفاتر روابط عمومی بنابر رسالت پیام رسانی خود و حتی بنابررعایت مصالح ومنافع خود می باید همواره با ارباب جراید ، مدیران ، سردبیران ومسئولین و خبرنگاران آن ها ارتباط دوستانه وصمیمانه داشته باشند ، در مجالس و مجامع خود بر حسب مورد ازآن ها دعوت نمایند و به ویژه باید با ایجاد فضای مناسب و خودمانی درمحیط کارخویش این احساس را درخبرنگاران مطبوعات به وجود آورند که آن جا خانه آن هاست .

2-تشکیل گردهمایی ها

موسسات مختلف برحسب موارد در طول سال مبادرت به تشکیل مجالس ، سمینارها ، نمایشگاه ها و به طورکلی گردهمایی هایی می کنند که برگزارکننده یا هماهنگ کننده آن ها واحد روابط عمومی است .

روابط عمومی ضمن اینکه برحسب مورد تهیه کننده متن ومحتوای اصلی برنامه تجمع یا مطلع از فهرست وموضوعات آن است باید امورات ظاهرا حاشیه ای را که بسیار قابل توجه وارزشمند است تدارک ببینند وسایل آمد و رفت مدعوین ، ترتیب استقرار آن ها درمجلس ، تعیین استراحتگاه و اقامتگاه احتمالی آن ها ، تهیه برنامه هایی آرام بخش و مفرح و هنری برای ساعات به اصطلاح تنفس ، تهیه ونصب پوسترها واطلاعیه های مناسب درمحل تشکیل جلسات واحیانا کمیته های جنبی ، تهیه وتوزیع دقیق فهرست برنامه های اجلاس ،نظارت در تهیه اغذیه وآشامیدنی ها، ایجاد تسهیلات لازم برای خبرنگاران مطبوعات و سایر رسانه های گروهی ، تهیه برنامه های بازدید های احتمالی و مورد نیاز و حتی آماده سازی واحدی برای کمک های اولیه بهداشتی ودرمانی. تهیه وتوزیع جزوات ومتن مقالات وسخنرانیها وفراهم نمودن هدیه هایی کوچک وزیبا ازقبیل کیف ، عکس ، قلم و نمونه های سمبلیکی از محصولات یا فعالیت های موسسه ، تدارک وسایل ارتباطی شخصی مانند تلفن و پست و تلگراف برای مدعوین ، تهیه و نصب تابلوهای راهنما در داخل و حوالی محل گرد همایی و سایر تدابیری که برحسب شخصیت ، مقام ، جنس ، سن ، عقاید و سلایق مدعوین و موضوعات جلسات اقتضا می کند که مورد عنایت واهمیت قراربگیرد همگی جزء وظایف اجرایی روابط عمومی است ، روابط عمومی موفق می تواند در انتهای برنامهء تجمع و گردهمایی ، شاهد رضایت خاطر مدعوین وحسن اثر تلاش های خود باشند . نکتهء آخر اینکه باید رعایت سادگی و متانت و پرهیز از  اسراف ها و گزافه گویی ها وجه مشترک همهء گردهمایی ها باشد .

3-تنظیم وانتشار اطلاعیه ها

منظوراز اطلاعیه ها انواع گزارشات ، آگهی ها ، تابلوها ، پوسترها ، تراکت ها و موارد مشابه می باشد . رعایت تناسب در حجم واندازه متون و هم چنین انتخاب پیام های کوتاه وجاذب ، پرهیز ازمطالب نامربوط ، رعایت خوش خطی و خوش لحنی و موازین اخلاقی وجدانی ، انتخاب صحیح وجالب تیتر ها و عناوین ، مزین نمودن اطلاعیه ها به تصویرهای ضروری ومناسب باید مد نظر باشد درتهیه اطلاعیه ای که به دیوار نصب می شود یا در روزنامه درج می گردد و یا ازرادیو قراعت می شود و یا در تلویزیون پخش می گردد و یا برای اشخاص فرستاده می شود رعایت نکات ظریف ولطیف و با معنی نشانه ای از تجربه و کارآزمودگی و حسن سلیقه مسئولین روابط عمومی است هر چند این که ، عدم رعایت آن ها نتایج مطلوب را به بار نمی آورد ولی رعایت آن ها می تواند تاثیر بسیار خوبی را پدید بیاورد .

ازامور جاری و مهم روابط عمومی پاسخ دادن به شکایات و نظرات مردم دررسانه ها است . پاسخ ها باید زود تهیه و انتشار یابد تا اگر سوال وشکایتی واهی و مغرضانه بود دراذهان رسوب نکند. مفاد پاسخ باید سرشارازحقیقت باشد واگر شاکی به موردی اشاره کرده بود که صحیح بوده باید به او حق داد واز دفاع لجوجانه پرهیز کرد .پاسخ نامه باید مودبانه واحترام آمیز تنظیم شود ، از درج وعده های مبهم و بعید صرف نظرشود .دراعتراضات وشکایات و خواسته ها برحسب عادات مرسوم ، غالبا انتظارات بی جا والفاظ کنایه آمیز به کار برده می شود اما روابط عمومی درپاسخ باید با حوصله و گذشت حسن نیت و صمیمیت خود را نشان دهد .

روابط عمومی به عنوان پل میان مردم و موسسه باید نقش قوی واساسی خود را دراطلاعیه های خود متجلی سازد و گرنه ارتباطی برقرار نمی شود یا سست و شکننده خواهد بود.

4-بریده جراید

ازکارهای معمولی وجاری و روزمره روابط عمومی تهیه بریده جراید است اما همین وظیفه به ظاهر ساده توجه و تجربه کافی را طلب می کند.

یک موسسه بزرگ یا کوچک بنا به حجم ونوع فعالیت خویش دردرجات مختلف بااقشاری ازجامعه در رابطه کاری و موضوعی قرار دارد و به طور طبیعی و معمول ، مطالب ومسایل واخبار وانتقاداتی ازآن درمطبوعات درج می گردد که اطلاع ازآن در مطبوعات درج می گردد که اطلاع از آنها برای مدیر ومسئولین بخش های مختلف جالب ولازم است ، هم چنین گذشته ازاخبار و مسایل اختصاصی مربوط به موسسه ، ملاحظهء خلاصه ای از رویدادهای کلی مملکتی و جهانی و خبرهای ویژه وحوادث غیر مترقبه وشگرف آور نیز باید ازنظر بگذرد زیرا که درعصر ارتباطات نمی توان سر در لاک خویش کرده و ازرویداد ها و تحولات گوناگون پیرامونی غافل بود و چون برای دست اندرکاران سازمان ها وموسسات با توجه به انبوه کارهای روزانه وهجوم دغدغه ها و تشویش هایی پیدا و ناپیدا برای مطالعه تام و تمام جراید که معمولا تعدادشان بسیار است فرصتی نمی ماند ، لذا روابط عمومی برای رفع خلاء موجود و درجریان قراردادن مدیران واحیانا سایر مسئولین ذیربط می باید با حسن سلیقه و هوشیاری مطالب لازم و مرتبط و مفید را از صفحات مطبوعات بریده و با ذکر تاریخ و شماره و نام جریده در مجموعه ایی الصاق کند و به موقع به نظر مدیر موسسه و مقامات ذیربط دیگر برساند ، هم چنین تصاویر منتخبی از آن ها را درتابلوهای اعلانات سرسراها و راهروهای ساختمان برای ملاحظه کلیه کارکنان نصب کند.

5-   نشریه داخلی

دریک موسسه که عرفا متوسط و یا بزرگ خوانده می شود تنظیم وانتشار یک نشریه داخلی و یا خبرنامه ازطرف روابط عمومی آن یک ضرورت است که بر حسب مقتضیات می تواند روزنامه ، هفتگی یا ماهیانه باشد محتوای آن را اخبار گوناگون موسسه ، کارکردها ، پیشرفت ها ، کاستی ها ، امورپرسنلی و مالی وحقوقی ، برنامه های آینده ، تشویق و تقدیرهای به عمل آمده وغیره تشکیل می دهد .شکل واندازه آن نباید خیلی بزرگ و پرهزینه باشد از به کاربردن الفاظ تملق آمیز و تعاریف بی جا باید خودداری شود.درصفحات اولیه آن به طور فشرده و بسیار کوتاه ازمسائل مهم مطروحه مملکتی و جهانی یاد شود.ازاستعداد های ادبی ، هنری و ورزشی کارکنان در یکی دو صفحه مختصرا استفاده شود ، هم چنین مسابقات و سرگرمی های مناسب با اهدای جوایز درصفحه ای ازآن منظور گردد.

انتشار نشریه داخلی اگر با ابتکار و حسن سلیقه و توزیع مرتب انجام بگیرد در تقویت حس دوستی و همبستگی و حسن تفاهم بین کارکنان تاثیرات مطلوبی خواهد داشت . بدیهی است درصورت اقتضاء نشریه تخصصی با توزیع عمومی نیز می توان انشار داد که ویژگی های خود را خواهد داشت .

6-   هنرهای انتشاراتی

عکاسی ، فیلمبرداری ، خطاطی ، نقاشی وکاریکاتور، گرافیک از شاخه های هنری هستند که در امور مطبوعاتی ، انتشارات و تبلیغات و رادیو و تلویزیون کاربرد خبری و تزئینی دارند لذا روابط عمومی برای تهیه فیلم مستند خبری ، عکس واسلاید ، پوستر و بروشور و آگهی و موارد مشابه به صاحبان این هنرها نیاز مبرم دارد ونسبت به موقعیت موسسه می تواند بخشی دائمی از پرسنل وافراد هنری ذکر شده را درمتن تشکیلات خود داشته باشد و یا با تمهیداتی به طور مقطعی و موردی از وجود و حضورآن ها استفاده نماید .آگاهی از کیفیت کار و کارآیی های هنرهای ذکرشده لااقل در حد آشنایی برای مدیران و کارکنان دفاتر روابط عمومی حتمی وضروری است .

7-   آرشیو

جدای از ادارات هر موسسه که بایگانی وآرشیوی از فعالیت ها و کارکرد های خود دارند و سوای واحدی که معمولا کل فعالیت ها واقدامات انجام شده را ثبت و ضبط می کند ، روابط عمومی باید آرشیوی که محتوای آن را سوابق کارکردها و فهرست و خلاصه ای از همهء فعالیت های موسسه تشکیل می دهد داشته باشد.

ترتیب وتنظیم و ضبط سوابق و نمودارها و فهرست ها و غیره باید توسط متصدی ماهر و متخصص انجام بگیرد به نحوی که مراجعه به آن ها با سهولت و دراسرع وقت انجام پذیر باشد. هم چنین بخشی ازآرشیو مزبور به تاریخچه و پیشینه و شرح حال مشاهیر گذشتهء موسسه و نمونه هایی از یادگارهای مکتوب و خاطرات واحیانا عکس یا فیلم ازآن ها اختصاص خواهد داشت .

8-   مصاحبه

درجریان امورجاری یک موسسه برحسب مقتضیات و ملاحظات گوناگون انجام مصاحبه هایی با خبرگزاری ها و سایر ارتباط جمعی ضرورت پیدا می کند که گاه طرف مصاحبه مسئول روابط عمومی است و گاه مدیر موسسه یا مسئولین بخش های مختلف آن ، اگر بهای لازم به واحد روابط عمومی داده شود و نیز مسئول آن دارای بصیرت و تخصص و درایت کافی باشد علی القاعده باید تنها مسئول روابط عمومی به عنوان سخنگو وآگاه از همه مسائل موسسه در مصاحبه ها پاسخگو باشد مگر درموارد خاص که مصاحبه با مدیر موسسه اولی به نظر رسد و یا توضیح مستقیم مسائل دقیق و فنی ازطرف مسئولین ادارات مختلف موسسه برای روشن تر شدن قضایا لازم باشد .

9-   افکارسنجی

درتعریف روابط عمومی از دو شاخه محوری واصلی یاد شد، «انتشاراطلاعات » و «کسب نظریات» که درافکارسنجی روش اجرایی ، شاخه کسب نظریات است .ارتباط دوجانبه درروابط عمومی مستمر و دائمی است . موسساتی که بیشتر علاقه دارند بگویند تا بشنوند ، دوکفه ترازوی روابط عمومی آنها میزان نیست و کفهء گفتن آنان ، سنگین تر از شنیدن است .این روش خودخواهانه و مستبدانه است و در درازمدت عوارض سوء آن در وجوه مختلف تشکیلات این گونه موسسات خود را نشان خواهد داد.

شنیدن هنر بزرگی است که نصیب همه کس نمی شود .خود شیفتگی ها ، خودباوری ها ،غرورها و تعصب های بی حد ، آفات این هنر خلاق وسازنده است .انسان ها ، نهاد ها و موسسات و نظام های موفق هرگز خود را بی نیاز ازشنیدن نمی دانند ، می پرسند و می جویند و می شنوند و ارزشیابی می کنند و دائما درحال اصلاح احوال خود می باشند . ضرب المثل رایج فارسی گویای این مطلب است که «پرسیدن عیب نیست ، ندانستن عیب است ».

به هرحال روابط عمومی باید برای کسب نظریات ، اهمیت به سزایی قایل باشد .انتقادات ، پیشنهادها ، تقاضاها ،گله مندی ها ، تقدیرها چراغی فرا راه متولیان و متصدیان موسسات است . درجوامع پیشرفته صنعتی سنجش افکار مقوله ایی پرارج و منزلت است و دراین راه ازصرف اعتبارات مالی هنگفت و به کارگیری ابزارها وعوامل انسانی انبوه ومتخصص دریغ نمی شود .درکشورهای جهان سوم عمدتا به دلایل متعدد به آن بهای لازم را نمی دهند.

10-نظرخواهی عمومی

یکی از جلوه های خوب وارزنده در مدیریت روابط عمومی ، شیوهء مطلوب و کارساز نظرخواهی عمومی است .در پاره ای از موارد در جریان امور برنامه ریزی واجرایی روابط عمومی اتخاذ تصمیم مناسب وارائه طرح و برنامهء دلخواه و بی نقص ازطرف مسئول و کارکنان ذیربط دشوار می نماید دراین گونه مواقع بهتراست از طریق مسابقه و استعلام از متخصصان وعلاقه مندان چاره جویی شود .

فرضا" برای ا نتخاب نام ، پیام ، آرم و نشانه و تاریخ ویا طرح معینی ( لوگو ) می توان با تنظیم وانتشار آگهی در رسانه های همگانی مطلب مورد نظر و نیاز را به طور گسترده به اطلاع امور رسانید و ازصاحب نظران تقاضای ارسال پیشنهاد و نظریه نمود و سپس پاسخ های واصله را عندالزوم با دعوت ازهیئت ذی صلاح مورد بررسی قرارداده و بهترین ها را گزینش کرد. در طراحی واجرای این روش ملاحظاتی را باید رعایت کرد، ازجمله اینکه مفاد و متن دعوت آگهی بدون ابهام ،احترام آمیز وترغیب کننده باشدتا مورد استقبال کارشناسان وصاحب نظران قراربگیرد و درتعیین جوایز وهدایا و نحوه اهدا آن ها نیز ترتیبات مناسب و معقولی پیش بینی گردد.

یادآوری

آن چه که توضیح داده شد چه بسا همهء اصول و وظایف عملی و روند کاری روابط عمومی نباشد  ، یادآوری می شود که  میدان عمل برای ظهور و نمود بسیاری از فعالیت های دیگری که ازآن ها یاد نشده ، باز است .

دربعضی ازموسسات بزرگ انجام پاره ایی از تشریفات رسمی وغیررسمی دربرخی از مواقع متداول است مانند مراسم بدرقه واستقبال از میهمانان یا برگزاری مراسمی برای های مهم و یا ملاقات های حساس و مهم وغیره ، تنظیم واجرای این نمونه امور علی القاعده می تواند بخشی از وظایف روابط عمومی باشد .

تهیه طرح ها و انجام اقداماتی ازقبیل تهیه کارت تبریک اعیاد، تقویم ، اهداء هدایا برای مزدوجین ، نوزادان ، روزهای تولد ، عیادت بیماران ،انعقاد یا شرکت درمجالس ترحیم .شرکت درمجالس جشن یا عروسی ، برگزاری جلسات تودیع ومعرفی ، برگزاری مجالس اتفاقی و پیش بینی نشده مانند معرفی وتجلیل ازکارکنان و وابستگان موسسه که موفق به اخذ برخی ازامتیازات ویژه و برجسته اجتماعی ،فرهنگی ،علمی،هنری ویا استاندارهای داخلی و خارجی شده اند ، تدارک طرح هایی برای ایجاد ارتباط مستمر با بازنشستگان موسسه وآگاهی اززندگی واحوال آن ها ، همه ازامور جاری روابط عمومی هاست که برحسب مورد واقتضا انجام می پذیرد .

آخرین نکته درآخرین مبحث روابط عمومی این است که مسئول روابط عمومی اگر روابط عمومی را به درستی شناخته باشد درصورت برخورداری ازهوش و ذوق و حوصلهء لازم می تواند با توجه به اوضاع واحوال عمومی و موسسه ایی که درآن اشتغال دارد بسیاری طرح ها و شکل ها و نمونه های عملی مفید و کارساز را ابداع و به اجرا بگذارد ، همین خلاقیت ها وابتکارات است که می تواند وجوه امتیازی را برای طراحان ومجریان آنها محسوب نماید .


ادامه مطلب
نوشته شده در تاريخ سه شنبه پانزدهم آذر 1390 توسط محمد جواد دیلمی
تمامی حقوق این وبلاگ محفوظ است | طراحی : پیچک  
قالب وبلاگ